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Digitale Auftragserfassung mit Power Apps, Power Automate & SharePoint
Viele kleinere Unternehmen arbeiten bereits mit Microsoft 365, nutzen für interne Prozesse aber weiterhin Excel-Dateien, E-Mails, Word-Dokumente und manuelle Abstimmungen. Für ein Energieunternehmen im Großraum München hat Data Flakes einen bestehenden Auftragsprozess digitalisiert. Mit Power Apps, Power Automate, SharePoint / Microsoft Lists und Word entstand eine individuell entwickelte Lösung zur zentralen Auftragserfassung, Positionsverwaltung und automatisierten Dokumentenerstellung auf Basis der bestehenden Microsoft-365-Umgebung.
Branche
Energie, Infrastruktur & Verwaltung
Jahr
2026
Kunde
Energieunternehmen im Großraum München
Ausgangssituation
Vor der Digitalisierung mussten Auftragsdaten, Lieferanteninformationen, Ansprechpartner, Kontakt- und Finanzdaten sowie Auftragspositionen an unterschiedlichen Stellen gepflegt und für Dokumente zusammengeführt werden. Die mehrfachen Übertragungen verursachten manuellen Aufwand und erhöhten das Risiko für fehlende Pflichtangaben, unterschiedliche Datenstände und uneinheitliche Dokumente. Ziel war eine zentrale strukturierte Datenbasis mit nachvollziehbarem Ablauf, abgesicherten Pflichtfeldern und automatisierter Dokumentenerstellung.
Unser Ansatz
Power Apps bildet die Oberfläche für die digitale Auftragsverwaltung. Microsoft Lists / SharePoint speichert Aufträge, Positionen und Lieferanten strukturiert. Power Automate liest die Daten aus, befüllt eine Word-Vorlage, erstellt das PDF und legt es in SharePoint ab. Die Lösung verbindet damit Datenerfassung, Verarbeitung und Dokumentenablage zu einem durchgängigen Prozess.
Strukturierte Datenbasis
Aufbau mehrerer SharePoint-Listen für Aufträge, Auftragspositionen und Lieferanten. Dadurch werden alle relevanten Informationen zentral gepflegt und können in der App sowie in der Dokumentenerstellung wiederverwendet werden.
Ergebnis
Das Ergebnis ist ein zentraler digitaler Auftragsprozess: Beauftragungen und Lieferanten werden strukturiert verwaltet, Positionen und Beträge verarbeitet und Word- sowie PDF-Dokumente automatisiert erstellt. Dokumentlinks führen aus der App zur SharePoint-Ablage. Pflichtfelder und Statuslogik unterstützen vollständige Eingaben und einen einheitlichen Ablauf. Manuelle Datenübertragungen werden reduziert; konkrete Zeit- oder Prozentersparnisse werden nicht behauptet.
Warum sich Microsoft 365 für Prozessautomatisierung eignet
Viele kleine und mittelständische Unternehmen nutzen Outlook, Teams, SharePoint, Excel, Word und Microsoft Lists bereits täglich. Deshalb kann es sinnvoll sein, klar definierte interne Abläufe auf vorhandenen Werkzeugen aufzubauen, statt sofort weitere Spezialsoftware einzuführen.
Power Apps stellt eine passende Oberfläche bereit, Lists speichert strukturierte Informationen und Power Automate verbindet die Prozessschritte. Word-Vorlagen und PDF-Dateien ergänzen die Dokumentenerstellung. Ob die Microsoft Power Platform sinnvoll ist, hängt vom bestehenden System, dem Prozess, den benötigten Connectors und dem Lizenzmodell ab.
Die Architektur: Von der Auftragserfassung zum PDF
Die individuelle Lösung verbindet sechs Stationen. Jeder Schritt übernimmt eine klar abgegrenzte Aufgabe; die Anwender arbeiten in der App statt Daten mehrfach in verschiedene Dokumente zu übertragen.
Power Apps: Auftrag erfassen und bearbeiten.
Microsoft Lists / SharePoint: Auftragsdaten, Positionen und Lieferanten speichern.
Power Automate: Daten auslesen und den Dokumentenprozess ausführen.
Word-Vorlage: Auftragsinformationen und dynamische Positionstabelle zusammenführen.
PDF: Das fertige Auftragsdokument erzeugen.
SharePoint-Ablage: Dokument speichern und im Auftrag verlinken.
Power Apps statt Excel- und E-Mail-Prozess
Die Power App ist der zentrale Einstieg in die Auftragsverwaltung. Nutzer können Beauftragungen anlegen, bearbeiten und verwalten, Lieferanten auswählen oder neu anlegen, Ansprechpartner hinterlegen und Positionen hinzufügen. Mengen, Einzelpreise, Gesamtbeträge sowie Status- und Zahlungsinformationen werden im Prozess gepflegt.
Die Oberfläche bündelt Basisdaten, Projekt- und Kontaktinformationen, Finanzen und Positionen. Anwender müssen nicht direkt in SharePoint-Listen arbeiten und können das erstellte Dokument aus der App öffnen.
SharePoint als zentrale Datenbasis
Microsoft Lists bzw. SharePoint-Listen speichern Aufträge, Auftragspositionen und Lieferanten in strukturierten Feldern. Kontaktinformationen, Statuswerte und Dokumentlinks sind damit im Prozess verfügbar, statt über einzelne Excel-Dateien, E-Mails und Dokumente verteilt zu sein.
Die Zuordnung der Positionen zu einem Auftrag ermöglicht es, die zugehörigen Daten für App und Dokumentenerstellung wiederzuverwenden. Das unterstützt zentrale Datenhaltung und die Integration innerhalb Microsoft 365. SharePoint-Listen sind dabei keine pauschale Ersatzlösung für relationale Datenbanken; Datenvolumen, Berechtigungen und Komplexität müssen zur Architektur passen.
Dokumente automatisch mit Power Automate erstellen
Erreicht ein Auftrag den definierten Status, startet der vereinbarte Dokumentenablauf. Pflichtfelder und Statuslogik unterstützen die Verarbeitung vollständiger Daten.
Auftragsdaten aus SharePoint / Microsoft Lists auslesen.
Die zugehörigen Auftragspositionen laden.
Eine Word-Vorlage mit den Auftragsdaten befüllen.
Positionen dynamisch in die Dokumenttabelle übernehmen.
Beträge und weitere Informationen formatieren.
Die Word-Datei speichern.
Die Word-Datei in PDF konvertieren.
Das PDF im passenden SharePoint-Ordner ablegen.
Den Dokumentlink im Auftrag speichern und in der App verfügbar machen.
Weniger manuelle Berechnungen und Übertragungsfehler
Im Projekt werden Anzahl und Einzelpreis zu Positionssummen verarbeitet. Daraus entstehen Netto-Summe, Mehrwertsteuer und Brutto-Summe. So müssen Beträge nicht für jeden Dokumentenschritt erneut manuell berechnet und übertragen werden.
Automatisierte Berechnungen ersetzen nicht die fachliche Prüfung der Eingaben. Sie sorgen dafür, dass dieselben erfassten Werte innerhalb des definierten Prozesses konsistent weiterverarbeitet werden.
Prozessautomatisierung für kleine und mittelständische Unternehmen
Nicht jedes Unternehmen benötigt sofort ein großes ERP-Projekt. Ist Microsoft 365 bereits im Einsatz, lassen sich klar abgegrenzte interne Abläufe häufig mit vorhandenen Technologien digitalisieren. Power Apps für KMU ist besonders dann interessant, wenn eine individuelle Oberfläche auf eine überschaubare Datenbasis trifft.
Für klar definierte interne Prozesse kann die Power Platform eine pragmatische Alternative zu weiteren Insellösungen sein. Sie ersetzt jedoch nicht grundsätzlich ein ERP oder CRM. Data Flakes betrachtet deshalb zuerst den Geschäftsprozess und erst danach die passende Technologie.
Wann Power Apps sinnvoller sein kann als eine neue Software
Power Apps kann passen, wenn Microsoft 365 bereits genutzt wird, der Prozess intern stattfindet und mehrere Microsoft-Dienste zusammenspielen. Eine klare Aufgabenstellung, eine einfache individuelle Oberfläche und eine ausreichende SharePoint-/Lists-Datenbasis sprechen für eine Prüfung dieses Ansatzes.
Eine individuell entwickelte Webanwendung kann dagegen bei hohen Nutzerzahlen, komplexen externen Portalen, besonderen Performance-Anforderungen, umfangreichen Datenmodellen oder öffentlichem Zugang sinnvoller sein. Entscheidend sind die konkreten Anforderungen einschließlich Betrieb und Lizenzkosten.
Nicht jeder Prozess braucht KI
In dieser Fallstudie war klassische Automatisierung die passende Lösung: Status erreicht, Daten auslesen, Dokument erstellen und PDF speichern. Dafür ist kein AI Agent erforderlich.
Data Flakes prüft zuerst, ob Regeln und bestehende Schnittstellen ausreichen oder KI einen tatsächlichen zusätzlichen Nutzen bringt. So entsteht keine unnötige Komplexität.
Eingesetzte Microsoft-Technologien
Microsoft Power Apps · Microsoft Power Automate · Microsoft SharePoint · Microsoft Lists · Microsoft Word · Microsoft 365
Welche Prozesse lassen sich ähnlich automatisieren?
Ähnliche mögliche Einsatzgebiete sind Angebotsverwaltung, Bestellprozesse, Lieferantenverwaltung, Freigabeworkflows, Dokumentenerstellung, Rechnungsfreigabe, interne Anträge, Projektfreigaben und Übergaben zwischen Teams. Auch Kunden- und Kontaktdaten können Bestandteil eines klar abgegrenzten Ablaufs sein.
Diese Beispiele beschreiben mögliche Anwendungsfelder, nicht weitere bereits umgesetzte Projekte. Eine bestehende Excel- oder SharePoint-Lösung lässt sich unter Umständen erweitern; vorher müssen Datenqualität, Beziehungen, Zugriffsrechte und Prozessanforderungen geprüft werden.
Häufige Fragen zur Microsoft-365-Automatisierung
Was kann man mit Power Apps automatisieren?
Power Apps bildet individuelle Oberflächen für Erfassung und Bearbeitung von Daten ab, etwa für Aufträge oder interne Anträge. Die Automatisierung der nachfolgenden Schritte erfolgt häufig über Power Automate. Welche Funktionen sinnvoll sind, hängt vom konkreten Ablauf ab.
Wie arbeiten Power Apps und SharePoint zusammen?
Eine Power App kann Daten aus SharePoint-Listen anzeigen und bearbeiten. Microsoft Lists stellt dafür strukturierte Felder bereit. Datenmodell, Berechtigungen und technische Grenzen müssen zum Anwendungsfall passen.
Wofür wird Power Automate verwendet?
Power Automate verbindet Systeme und führt definierte Prozessschritte aus, beispielsweise nach einer Statusänderung. In dieser Fallstudie übernimmt es die Dokumentenerstellung und Ablage. Verfügbare Connectors und Lizenzanforderungen werden vorab geprüft.
Kann Power Automate automatisch Word- und PDF-Dokumente erstellen?
Mit einer geeigneten Word-Vorlage und den passenden Aktionen kann Power Automate Dokumente befüllen und in PDF konvertieren. Im beschriebenen Projekt werden auch Auftragspositionen dynamisch übernommen. Technische Voraussetzungen und Lizenzen hängen von der konkreten Umsetzung ab.
Eignet sich Power Apps für kleine Unternehmen?
Power Apps kann für kleine Unternehmen sinnvoll sein, wenn Microsoft 365 bereits genutzt wird und ein klar definierter interner Prozess digitalisiert werden soll. Datenumfang, Zugriffsrechte und Betrieb müssen dazu passen. Es ist keine pauschale Alternative zu jeder Fachsoftware.
Braucht man für Prozessautomatisierung immer KI?
Nein. Klare Regeln, Statuswerte und strukturierte Daten reichen für viele Abläufe aus. In dieser Fallstudie wurden Power Apps und Power Automate eingesetzt, ohne KI-Funktionen zu benötigen.
Kann eine bestehende Excel- oder SharePoint-Lösung mit Power Apps erweitert werden?
Das kann sinnvoll sein, wenn sich Daten und Ablauf sauber strukturieren lassen. Vorher werden die bestehende Datenbasis, Berechtigungen und Anforderungen geprüft. Gegebenenfalls sind Anpassungen oder eine andere Architektur nötig.
MICROSOFT 365 AUTOMATION
Manuellen Prozess mit Microsoft 365 automatisieren?
Sie arbeiten bereits mit Microsoft 365, SharePoint, Excel oder Microsoft Lists und möchten einen manuellen Prozess digitalisieren? Data Flakes prüft, ob sich der Prozess sinnvoll mit Power Apps, Power Automate oder einer anderen Automatisierungslösung abbilden lässt.
Automatisierungsprojekt besprechen
Autorin: Anna-Lena Eggensberger · Data Flakes