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Digitale Auftragserfassung mit Power Apps
Für die Auftragserfassung wurde eine individuelle Power-App-Lösung entwickelt, mit der Beauftragungen zentral angelegt, bearbeitet und verwaltet werden können. Die App verbindet strukturierte SharePoint-Listen mit einer nutzerfreundlichen Oberfläche und automatisiert die Erstellung von Auftragsdokumenten über Power Automate. Statt Daten mehrfach in Listen, Word-Vorlagen und Ablagestrukturen zu pflegen, können Nutzer Aufträge direkt in der App erfassen, Lieferanten auswählen oder neu anlegen, Positionen hinzufügen und das finale Dokument automatisiert erstellen lassen.
Industry
Energie, Infrastruktur & Verwaltung
Year
2026
Client
Energie Wende Garching
Challenge
Die Erfassung und Erstellung von Beauftragungsdokumenten war zuvor mit mehreren manuellen Arbeitsschritten verbunden. Auftragsdaten, Lieferanteninformationen, Positionen und Dokumente mussten an unterschiedlichen Stellen gepflegt werden. Dadurch entstand zusätzlicher Aufwand, und es bestand ein höheres Risiko für fehlende Pflichtangaben, Medienbrüche oder uneinheitliche Dokumente. Ziel war es, einen zentralen digitalen Prozess zu schaffen, der die Dateneingabe vereinfacht, Pflichtfelder absichert, Lieferanteninformationen automatisch übernimmt und die Dokumentenerstellung zuverlässig automatisiert.
Our aproach
Die Lösung wurde mit Microsoft Power Apps, SharePoint Lists und Power Automate umgesetzt. SharePoint dient als strukturierte Datenbasis für Aufträge, Auftragspositionen und Lieferanten. Die Power App stellt eine übersichtliche Oberfläche für Nutzer bereit, während Power Automate die Dokumentenerstellung, PDF-Konvertierung und Ablage im Hintergrund übernimmt.
Results
Die Lösung reduziert manuelle Arbeitsschritte bei der Auftragserfassung und Dokumentenerstellung deutlich. Nutzer können Beauftragungen zentral erfassen, Lieferantendaten direkt übernehmen, Positionen hinzufügen und Dokumente automatisiert erstellen lassen. Durch die Verbindung aus Power Apps, SharePoint und Power Automate entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess – von der Datenerfassung bis zum fertigen PDF-Dokument. Gleichzeitig verbessert die App die Datenqualität, da Pflichtfelder, Statuswerte und Zahlungsinformationen strukturiert gepflegt werden.
